Merkblätter

GoBD: Buchführung und Belegerfassung

28.06.2018

Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefallen an den Segnungen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Denn durch die Automatisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen winken große Entlastungen für die Beamten. Für Sie als Steuerpflichtigen bedeutet die Hinwendung der Behörden zu den Möglichkeiten der EDV aber auch mehr Arbeit. Denn letztlich sind Sie es, der die Weichen für die Erleichterungen stellen und seine EDV-Systeme und betrieblichen Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpassen muss.

Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den von der Finanzverwaltung formulierten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) auseinandersetzen, umso mehr Sie Ihre Buchführung selbst erledigen. Und selbst wenn Sie dies größtenteils an unser Haus abgeben, müssen Sie diese Grundsätze in Ihrem Betrieb umsetzen, um der Ordnungsmäßigkeit Genüge zu leisten und bei späteren Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Denn schlimmstenfalls verwirft das Finanzamt Ihre Buchführung und greift auf seine Schätzungsbefugnis zurück.

Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, werden in diesem Merkblatt nicht nur die Pflichten gemäß GoBD dargestellt, sondern es wird auch über die Möglichkeiten informiert, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Ihre elektronische Buchführung mittels neuer Technologien effizienter und kostengünstiger gestalten können. Dabei werden die relativ konkreten Äußerungen der Finanzverwaltung zu Themen wie dem sogenannten ersetzenden Scannen von Belegen und der elektronischen Rechnungsstellung berücksichtigt. Damit ist zwar einerseits ein Umsetzungsaufwand verbunden, auf der anderen Seite bietet dies jedoch auch die Gelegenheit, sowohl Ihre bestehenden Abläufe zu überprüfen als auch innovative neue Prozesse rechtssicher in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren.

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Das neue Datenschutzrecht: Was es für Unternehmer bedeutet

14.02.2018

Das Datenschutzrecht wird in der Praxis immer noch häufig vernachlässigt oder bleibt gar unberücksichtigt. Angesichts wachsender Sensibilität und entsprechender Sachzwänge auf Unternehmensseite, zunehmender Prüfungsdichte und Sanktionshäufigkeit von Seiten der Aufsichtsbehörden sowie nicht zuletzt der mit moderner Datenverarbeitungs- und Informationstechnik steigenden Verletzlichkeit gehören Datenschutzlücken jedoch zu den nicht (mehr) vernachlässigbaren Geschäftsrisiken. Hierauf reagierte der europäische Verordnungsgeber mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit dem 24.05.2016 in Kraft ist und die zukünftig in allen Staaten der Europäischen Union (EU) für grundsätzlich gleiche Standards sorgen soll. Zugleich wird mit der DSGVO das Ziel verfolgt, das Datenschutzrecht zu modernisieren, um bessere Antworten auf die Globalisierung und datenschutzrechtliche Herausforderungen zu geben, die die zunehmende Digitalisierung und das Internetzeitalter mit sich bringen.

Die neuen Regelungen sollen zu gleichen Wettbewerbsbedingungen für alle Unternehmen auf dem europäischen Markt beitragen. Nach einer zweijährigen Übergangsfrist müssen ab dem 25.05.2018 alle Dokumente und Prozesse der Neuregelung angepasst sein.

Aus der DSGVO ergeben sich im Vergleich zum Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einige Änderungen, wenngleich die bisherigen datenschutzrechtlichen Grundprinzipien fortbestehen. Auch mit Inkrafttreten der DSGVO gilt das (novellierte) BDSG weiter, weshalb beide Regelwerke zu beachten sind. Allerdings wirkt die DSGVO unmittelbar und direkt: Sofern sie keine ausdrücklichen Möglichkeiten für einzelstaatliche Regelungen vorsieht, verdrängt sie die Vorschriften der einzelnen EU-Mitgliedstaaten zur Datenverarbeitung.

Im Folgenden wird ein Überblick über das mit Ende der Übergangsfrist ab 25.05.2018 verbindlich geltende Datenschutzrecht für private Unternehmen gegeben.

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E-Bilanz

11.12.2017

Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Bilanzen und GUV wurde mit § 5b des Einkommensteuergesetzes im Rahmen des Steuerbürokratieabbaugesetzes eingeführt. Sie ist Bestandteil der nationalen E-Government- Strategie, welche die Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Regierung und Verwaltung verfolgt.

Damit soll das Besteuerungsverfahren durch eine medienbruchfreie Kommunikation zwischen Finanzbehörde und Steuerpflichtigem effizienter gestaltet werden.

Fest installiert ist inzwischen der elektronische Datenaustausch in den Bereichen

• Elektronische Übermittlung von Steuererklärungen

• Elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen

• Elektronische Übermittlung von Lohnsteuer-Anmeldungen

• Abruf des elektronischen Steuerkontos

• Elektronischer Abruf von Kirchensteuerabzugsmerkmalen

Der Datenaustausch bezüglich des elektronischen Datenabrufs im Zusammenhang mit der vorausgefüllten Steuererklärung wird ebenfalls sukzessive eingeführt.

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Elektronische Rechnungen

27.11.2017

Um als Unternehmer die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen, benötigen Sie als Rechnungsempfänger eine Rechnung, die allen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entspricht. Ob diese Rechnung eine Papierrechnung oder eine elektronische Rechnung ist, ist dabei irrelevant, denn elektronische Rechnungen und Papierrechnungen sind gesetzlich gleichgestellt. Dieses Merkblatt gibt Ihnen das nötige Wissen für den Vorsteuerabzug aus einer elektronisch übermittelten Rechnung an die Hand.

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Minijobber und Aushilfskräfte

17.11.2017

Bei den geringfügigen Beschäftigungen (auch Minijob genannt) unterscheidet der Gesetzgeber zwischen der geringfügig entlohnten Beschäftigung und der kurzfristigen Beschäftigung.

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das monatliche Arbeitsentgelt im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 450 € beträgt. Mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen werden zusammengerechnet. Auf die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit kommt es bei der geringfügig entlohnten Beschäftigung an sich nicht an – aufgrund des Mindestlohns ergibt sich jedoch eine rechnerische Obergrenze (siehe Punkt 1.6). Bei der kurzfristigen Beschäftigung spielt das Zeitmoment eine Rolle (siehe Punkt 2).

Die Ausübung einer geringfügigen Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Beschäftigung kann auf Antrag sozialversicherungsfrei bleiben (= die erste geringfügige Beschäftigung). Werden jedoch noch weitere geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausgeübt, so sind diese weiteren Beschäftigungen mit der Hauptbeschäftigung zusammenzurechnen und somit versicherungspflichtig. Geringfügig Beschäftigte sind Arbeitnehmer wie jeder andere; es gelten daher grundsätzlich alle arbeitsrechtlichen Vorschriften (siehe Punkt 1.5).

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Anforderungen an eine Rechnung

28.09.2017

Bei der Rechnungsstellung sind vollständige Rechnungsangaben und eingehaltene Formvorschriften unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Denn dieser gelingt dem Leistungsempfänger nur dann, wenn die Rechnung, die ihm der Lieferant oder Handwerker ausstellt, alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Angaben – vollständig und richtig – enthält. Das gilt übrigens auch für Gutschriften. Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger der Leistung das Abrechnungsdokument aus. Dies ist zulässig, wenn vorher eine entsprechende Vereinbarung zur Abrechnung mittels einer Gutschrift zwischen den Vertragspartien besteht. Spätere Korrekturen sind zwar möglich, im Detail aber schwierig.

Daher sollten Sie sowohl dann sorgfältig vorgehen, wenn Sie eigene Rechnungen erstellen, als auch dann, wenn Sie eingehende Rechnungen kontrollieren. Denn dies ist nicht nur in Ihrem eigenen, sondern auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner.

Dieses Merkblatt trägt deshalb alle wichtigen Informationen zusammen, um Sie bei Ihrer Rechnungserstellung und -kontrolle zu unterstützen.

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Außergewöhnliche Belastungen

21.09.2017

Private Kosten dürfen im Regelfall nicht in die Einkommensteuererklärung eingehen, da sie keinen Bezug zu einer Einkunftsart aufweisen wie beispielsweise Werbungskosten eines Arbeitnehmers. Mit den Regelungen zu außergewöhnlichen Belastungen macht das deutsche Einkommensteuergesetz (EStG) allerdings eine Ausnahme. Danach dürfen auch bestimmte private Kosten, die zwangsläufig entstehen und außergewöhnlich sind, in der Einkommensteuererklärung abgerechnet werden (z.B. Krankheitskosten, Pflegekosten oder Beerdigungskosten).

Dieses Merkblatt erklärt Ihnen, welche Kosten Sie als außergewöhnliche Belastungen (allgemeiner und besonderer Art) abziehen können.

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Das beruflich oder betrieblich genutzte Arbeitszimmer

11.09.2017

Arbeiten von zu Hause wird immer beliebter und einfacher. Moderne Kommunikationstechniken machen es Arbeitnehmern und Selbständigen möglich, auch in ihrer privaten Wohnung jederzeit für Kollegen, Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten erreichbar zu sein. Wird eine haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt, können die dadurch entstehenden Kosten allerdings nicht in jedem Fall in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

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Geschenke, Bewirtungen und Betriebsveranstaltungen

04.09.2017

Bei der Gewinnermittlung sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, nicht jedoch Aufwendungen, die privat veranlasst sind, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gemischte Aufwendungen, die sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind, sind nur insoweit abzugsfähig, wie ein objektiver betrieblicher Anteil nachgewiesen werden kann. Daneben können Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, anfallen, die zugleich zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Bei bestimmten Aufwendungen, welche betrieblich oder beruflich veranlasst sind – hierzu gehören Geschenke an Geschäftsfreunde und Bewirtungsaufwendungen –, hat der Gesetzgeber eine gesetzliche Abzugsbeschränkung festgelegt.

In diesem Merkblatt wird Ihnen aufgezeigt, inwieweit Sie derartige Aufwendungen steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen können.


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Führung eines Kassenbuchs

10.08.2017

Als buchführungspflichtiger Gewerbetreibender müssen Sie – sofern Sie Bargeschäfte tätigen – unter anderem ein Kassenbuch führen. In diesem Kassenbuch müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben in der Kasse festhalten. Auch wenn Sie freiwillig Bücher führen, obwohl Sie aufgrund der Größe des Betriebs oder als Freiberufler nicht buchführungspflichtig sind, gelten für Sie dieselben Verpflichtungen. Bei der Führung der Kasse müssen Sie bestimmte Formalien einhalten, damit das Kassenbuch vom Fiskus anerkannt wird. Neben formalen Aspekten kommt der Aufbewahrung von Unterlagen dabei eine große Bedeutung zu.

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Anlahr & Madeja Partnerschaftsgesellschaft